måndag 12 april

Advokaten Agneta: Om digital stämma i bostadsrättsföreningen

24 mars, 2021

Artikel. Hej Agneta,
Jag är medlem i en bostadsrättsförening och har frågat styrelsen hur det blir med årsstämman i år. Styrelsen föreslog att vi skulle vara utomhus, men jag har svårt att förflytta mig i naturen och undrar därför vad som gäller för att hålla en digital föreningsstämma? Tack på förhand!
Med vänlig hälsning
Birgit

Hej,
Tack för din fråga. Under coronapandemin infördes den 1 april 2020 den nya lagen om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor (”den tillfälliga lagen”). Den tillfälliga lagen gäller fram till den 31 december 2021.
Reglerna om föreningsstämma i bostadsrättsförening finns i bostadsrättslagen, av vilken det framgår att poströstning normalt inte är tillåtet. Den tillfälliga lagen tillåter undantag från bestämmelsen. Enligt den tillfälliga lagen kan styrelsen i en förening, oavsett vad som är föreskrivet i stadgarna, besluta hur stämman ska hållas. Lagen medför att föreningsstämman antingen kan hållas enbart genom poströster eller genom en kombination av elektronisk uppkoppling på distans (”digitalt”) och poströster.
För att alla ska ha möjlighet att rösta på föreningsstämman har medlem, som inte kan delta digitalt, istället rätt att utöva sin rösträtt per post. Det är styrelsen som beslutar hur poströstningen ska gå till, till exempel när rösterna ska vara föreningen tillhanda och om röstningen kan ske digitalt genom exempelvis e-post. Genom poströstning eller digital närvaro får alla medlemmar möjlighet att delta i stämman.
Vid en digital stämma är det viktigt att styrelsen förbereder såväl formaliafrågor som tekniken i god tid innan stämman. Eftersom det vanligtvis är en röst per bostadsrätt är det viktigt att ordföranden, i de fall stämman hålls både digitalt och genom poströstning, noga kontrollerar vilka som är närvarande digitalt. Skälet är att det endast är de som inte närvarar digitalt som har rätt att poströsta.
Det är även viktigt att ordföranden kontrollerar om någon deltar digitalt genom ombud. Enligt bostadsrättslagen får ett ombud enbart företräda en medlem och måste vara antingen make/maka, sambo eller annan medlem i föreningen. Genom den tillfälliga lagen har dock kretsen av personer som kan agera ombud utökats till att även omfatta någon som inte är angiven i bostadsrättslagen. Det har även införts en möjlighet för ombud att företräda fler än en medlem.
Hur genomförs en stämma med poströstning? Eftersom en stämma med enbart poströster skiljer sig från vad som normalt gäller vid en föreningsstämma finns det flera saker som styrelsen bör tänka på. Det är extra viktigt att kallelsen är tydlig och att innehållet i de frågor som ska beslutas om tydligt förklaras. Skälet därtill är att medlemmarna som poströstar inte kommer att ha möjlighet att ställa frågor på samma sätt som under en vanlig föreningsstämma i en lokal. Vidare ska ett röstformulär som innehåller uppgifter som kan identifiera medlemmen upprättas. I formuläret kan medlemmen rösta genom att sätta ett kryss för ja eller nej till frågorna som ska avhandlas vid stämman. Medlemmen kan även välja att lämna blankt, vilket tolkas som att medlemmen avstår från att rösta i den frågan. Utöver det ska medlemmarna även ha rätt att begära att en fråga ska skjutas upp till ett senare möte, det vill säga att bordlägga frågan. Om minst tio procent av medlemmarna vill bordlägga en viss fråga ska den tas upp på en senare fortsatt stämma, som dock inte får hållas genom poströstning.
Eftersom medlemmarna på vanliga stämmor har möjlighet att ställa frågor om föreningens ekonomi och förhållanden som kan påverka dennes bedömningar ska medlemmen istället ha möjlighet att skicka in sina frågor minst tio dagar innan stämman. Styrelsen ska i dessa fall, senast fem dagar innan stämman, besvara frågorna och publicera svaret på föreningens hemsida eller liknande. Ett vanligt protokoll ska därutöver föras, där det ska noteras att stämman ägt rum genom poströstning.
Eftersom det är styrelsen som bestämmer om föreningsstämma ska ske digitalt eller genom poströstning följer några ord om styrelsen. En bostadsrättsförening är en typ av ekonomisk förening. Styrelsen ska vara aktiv och lojalt tillse föreningens bästa enligt lag och stadgar. I varje bostadsrättsförening ska en av styrelseledamöterna inneha den viktiga rollen som ordförande.
Styrelseledamöter utses vid föreningsstämman, som även beslutar om ansvarsfrihet ska beviljas respektive styrelseledamot för dennes förvaltning av föreningens angelägenheter. Styrelseledamöter har ett betydande ansvar och du bör innan du accepterar ett uppdrag som styrelseledamot tillse att du har erforderlig kunskap och tid för uppdragets fullgörande. Vidare bör du tillse att du har en försäkring, om det som inte får hända ändå sker och personligt betalningsansvar framställs mot dig.

Jag avslutar veckans artikel med ett citat av den amerikanske bilkonstruktören och industrimannen Henry Ford. ”Om alla går framåt tillsammans, så tar framgången hand om sig själv.”

ADVOKAT AGNETA GUSTAFSSON

Läs mer