Advokaten Agneta: Om att sända dokument med e-­post

Hej Agneta, Jag undrar om det här med att skicka dokument på e-­post. Är det säkert att skicka sekretessbelagda affärshandlingar på mail? Vem har ansvar för att handlingen kommer fram till mottagaren? Med vänlig hälsning Göran

Hej Göran,
Tack för din fråga. Den digitala utvecklingen har gått och går mycket fort. För egen del är jag tacksam över min IT-­kunnige kollega, advokaten Thomas Nyman, som biträtt mig med att besvara din fråga om att sända handlingar per e-­post.
Numera har vi olika metoder för att kommunicera elektroniskt. Internet kan vid flertalet tillfällen upplevas som en värld där man kan agera med anonymitet. Så är emellertid inte fallet. Samma illusion av anonymitet från internet är aktuell gällande e-­post, vilket kort berörs nedan.
Initialt bör kort noteras hur internet egentligen fungerar. Vi kan jämföra med det ”gamla” telenätet. En grundförutsättning för att man skulle kunna ringa till någon annan var att båda parter hade en telefon och var ansluten till telenätet med ett telefonabonnemang. Vid det tillfälle ett telefonabonnemang tecknades erhölls ett telefonnummer. Det telefonnumret kunde följaktligen ”spåras” direkt till den som tecknat abonnemanget i egenskap av abonnemangsinnehavare.
Internet fungerar på samma sätt. Varje enhet som ska kommunicera med internet har en egen identitet. Exempelvis har en dator ett nätverkskort, vilket är den utrustning som ”kommunicerar” med internet, oftast via din router. Varje nätverkskort har något som heter en ”MAC­‐adress” och en ”IP‐adress”, något som även din router har.
Varje hemsida på internet och varje maskin eller enhet på internet äger ett unikt IP-nummer. När du skriver in www.vk.se är det riktiga namnet 87.238.58.204 eller 87.238.58.205. Anledningen till att du inte behöver ha kunskap om dessa nummer är att internet gör en automatisk översättning mellan den hemsida du skriver in och den aktuella IP-adressen. Avgörande för denna funktion är förutsättningen att det finns unika IP-nummer och att dessa unika IP­‐nummer skickas i ett öppet och läsbart skick.
Hur fungerar det då när du skickar din e-­post? Ett e-­postmeddelande består av två huvudsakliga delar. Den ena delen, så kallade ”headers”, innehåller uppgifter om din ”adress”, både din e-postadress men även vilken ”mailserver” som du skickar från samt viss annan information. Om denna information krypterades skulle detta resultera i att andra mailservrar inte kunde avgöra var meddelandena senare skulle skickas. Detta innebär att den information som du finner i dessa ”headers” alltid går att läsa. Den andra delen består av den så kallade ”bodyn”, vilket avser själva innehållet i ditt meddelande. Vanligtvis skickas även denna information, i ”bodyn”, okrypterat precis som dina ”headers” i din e­‐post.
När du skickar ett e­‐postmeddelande kan ditt meddelande komma att passera flera olika mailservrar på väg till sin slutdestination. Om ditt meddelande är okrypterat kan vem som helst där meddelandet passerar läsa hela ditt meddelande, under förutsättning att vederbörande har rätt kunskap och utrustning. Ett okrypterat mail kan likställas med att skicka ett vykort, för de av oss som minns dessa trevliga företeelser.
Att kryptera själva meddelandet, ”bodyn”, går att göra på ett enkelt sätt. Men det förutsätter att din mottagare använder samma metod för att avkryptera meddelandet då det mottages. Oftast är det den omständigheten som gör att e-post sällan krypteras, då det kan försvåra för mottagaren att läsa meddelandet. Det finns dock bra verktyg för att sända dokument krypterat per e­‐post, även sådana som är gratis att använda.
Svaret på din fråga är att vi avråder från att skicka sekretessbelagda känsliga affärshandlingar per e-­post. Som framgår ovan kan handlingarna sändas genom kryptering. Av den anledningen har Advokatbyrån Nywa möjlighet att erbjuda kryptering för de klienter som så önskar genom att använda ett program för att kryptera, dekryptera och signera e-post och filer.
Beträffande din andra fråga om vem som ansvarar för att e-post kommer fram till mottagaren kan följande noteras. Som huvudregel är det du som avsändare som är ansvarig för att e-post, brev eller andra försändelser kommer fram till mottagaren, om inte annat särskilt avtalats. Med andra ord: försändelser sänds på avsändarens risk. Det innebär att du till exempel vid viktiga dokument bör få bekräftat att handlingen har kommit fram eller sända dokumentet med rekommenderat brev och mottagningsbevis. Alternativt kan särskilt viktiga handlingar sändas med bud, där också mottagandet bekräftas.
Lycka till med din framtida kommunikation, oavsett om den sker digitalt eller per post. Ett brev betyder så mycket!
AGNETA GUSTAFSSON

Fler Artiklar
Klicka och läs!